Qu’entend-on par dossier ?
Cette appellation couvre les challenges et autres trophées organisés au niveau fédéral. A titre d’exemple, nous citerons les « diagonales de Belgique », les « flèches de Belgique » et les BPF (Brevet de Progression Fédéral). Elle couvre également des domaines bien précis de notre activité, domaines pour lesquels des spécialistes suivent l’actualité et les évolutions afin de vous en informer via la revue CYCLO ; citons, à titre d’exemple, la sécurité, la santé, les relations internationales et les salons. Ces sujets nécessitent un suivi permanent.

Désignation d’un gestionnaire :
Le gestionnaire est souvent choisi parmi les administrateurs. Cependant, étant donné le nombre important de dossiers à gérer et la spécificité de certains domaines, il est fréquemment fait appel à des aides extérieures. C’est alors la bonne volonté des uns et des autres qui est mise à contribution, compte tenu de leur expérience.

Actions des gestionnaires de dossiers :
Il leur appartient de suivre l’évolution de l’actualité, du challenge ou du trophée qu’ils se sont proposé de gérer. A cette fin, ils prendront toutes les initiatives qui s’imposent, à savoir :

- Rédaction d’articles destinés à informer les membres, via la revue CYCLO,
- Modification des principes et règles en vigueur pour les trophées ou challenges,
- Création et diffusion des documents nécessaires au fonctionnement,
- Réunion d’information et de concertation avec des clubs ou organisateurs impliqués dans ce domaine,
- Participation à des réunions inter-fédérations,

Le gestionnaire de dossier participe au moins une fois l’an à une réunion du conseil d’administration afin de faire le point sur l’évolution de l’activité qu’il gère et sur les actions qu’il compte mener.